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Der Kalender ist ein unverzichtbares Hilfsmittel erfolgreicher Arbeit

Ein Kalender ist ein System der Organisation von Tagen, der für private oder beruflich-kommerzielle Zwecke verwendet werden kann. Dies geschieht, indem passend zu den Terminen bestimme Aufgaben oder Kommunikations-Anlässe eingetragen und abgearbeitet werden. Von Vielen werden die abgelaufenen Kalendertage nicht mehr beachtet. Doch Andere nutzen dies zur Dokumentation der geleisteten Arbeit. Auch für Abrechungszwecke kann ein Kalender dann sehr hilfreich sein.

Varianten des Kalenderaufbaus
Je nach Aufgabenstellung ist der Kalender differenzierter oder globaler aufgebaut. Für die einen wird der Tag in Viertel-Stunden-Teilen aufgeteilt, für die anderen genügen sehr wenige Unterteilungen. Für die Planung ist beides angemessen und möglich, wenn man sich ausreichend Puffer für die Umsetzung lässt. Wenn man den Kalender mit Terminen zugepflastert hat, dann hat man einen Fehler gemacht, denn dieses Pensum wird man kaum einhalten können. Experten gehen davon aus, dass höchstens 60 % der Zeit verplant werden dürfen.

Nutzungsintensität des Kalenders
Einige Kreative nutzen den Kalender kaum, aber notieren dort auf jeden Fall die wenigen Highlights. Andere notieren jede Kleinigkeit. Hier muss jeder den für ihn gemäßen Weg finden. Wichtig ist nur, dass man gelegentlich darüber reflektiert, ob denn die eingeschlagene Strategie auch funktional ist. Wenn man dann Defizite feststellt, dann muss man nachjustieren. Also vielleicht ausführlicher oder knapper werden.

Kalender: Mittel und nicht Zweck
Der Kalender hat nur einen Zweck: Er soll die Arbeit unterstützen aber nicht steuern. Die Steuerung muss sich aus den übergeordneten globalen Zielen ergeben. Manche differenzieren diese in Teilziele aus und überlegen jeden Tag aufs Neue, welche dieser Ziele wichtig und welche dieser Ziele dringend sind. Die Hauptregel lautet dann: Erst die Ziele und die Aufgaben umsetzen, die wichtig und dringend sind. Dann kommen die Aufgaben, die wichtig sind, und dann kommen erst die Aufgaben, die dringend sind. Da viele immer erst die dringenden Aufgaben erledigen, werden sie vom Terminkalender gegängelt, statt ihn angemessen im Sinne der globalen Ziele zu nutzen.